الأحد 9 جمادی‌الاول ١٤٤٤

نظام إدارة المعلومات المُتكامِل

إن ما يجب أن تشتمل عليه مؤسسةٌ أو منظّمةٌ ما لا يقتصرُ على رأسِ المالِ واليدِ العاملةِ والآلاتِ وحسب، بل يجبُ أن تضم أيضاً نظاماً لإدارة المعلومات، إذ يُعَدُّ هذا النظام من أهم المكونات التي يجب أن تمتلكها شركةٌ ما عند تأسيسها وذلك لأن جميع الإمكانات المادية والمعنوية تُدار عبر هذا النظام.

ويمكن الاستفادة من المعلومات بشكلين الأول استراتيجي أما الثاني فيمكن توظيف هذه المعلومات لخلق الأرضية المناسبة للمنافسة مع الشركة الأخرى.
ويجب على أيِّ منظمة أو مؤسسة أن تُوجِدَ نظامَ معلوماتٍ يكون بمقدوره التعرّف على كافة الاحتياجات والمتطلبات داخل تلك المنظمة أو المؤسسة والعمل على تلبيتها بالشكل الأمثل.
والمهم في هذا الأمر هو توظيف نظام المعلومات في تحسين جودة إدارة المؤسسات والشركات، ويعتبر (نظام إدارة المعلومات) المعمول به حالياً من أقدم وأشهر أنظمة التي تساعد المديرين في إدارة مؤسساتهم وشركاتهم.
إن النظام في تعريفه هو عبارةٌ عن مجموعةٍ منظمّةٍ من العناصر المرتبطة ببعضها والتي تتفاعل مع بعضها البعض للوصول إلى هدفٍ أو مجموعة أهدافٍ مشتركة. وفي عملية التفكير النظمي يمكن اعتبار المؤسسة أو الشركة نظاماً يقع على عاتقه إنجاز مهمّات مختلفةٍ ولكن مترابطة مع بعضها البعض وذلك للوصول إلى أهداف محددة من خلال تلقي مختلف أنواع الدعم المادي والمعنوي والبشري.
إن المُدراء والمسؤولين في الشركات بمختلف رُتبهم ومستوياتهم الوظيفية يلعبون أدواراً مختلفة في إدارة وتوظيف المعلومات وصنع القرارات وذلك بهدف الاستخدام الأمثل للمعلومات المتوفرة وتوظيفها بشكل يرتقي بالعملية الإنتاجية نحو الأفضل.

تساعد أنظمة المعلومات من خلال الاستفادة الصحيحة والسليمة للبيانات والمعلومات والخبرة المتوفرة كُلّاً من المدراء والموظفين على حدٍّ سواء في الإسهام بالارتقاء في العملية الإنتاجية كُلُّ بحسب دوره والمهام الموكلة إليه، ونذكر فيما يلي بعض ميزات هذا النوع من الأنظمة:

  • إيجاد آلية ارتباط وتواصل فعّالة بين مختلف الوحدات.
  • سرعة ودقة أكبر، فضلاً عن الارتقاء بالأداء.
  • التحسين والارتقاء بالجودة والكفاءة (الإنتاجية)
  • يمكن استخدام هذا النوع من الأنظمة في المجالات الإدارية وغير الإدارية.

إن التخطيط الفعّال والمؤثّر يتطلب مستوىً عالٍ من الانضباط، بالإضافة إلى القدرة على توقع المشكلات والتهديدات وامتلاك فن استغلال الفرص في بيئة معقدة فضلاً عن امتلاك القدرة على تطوير الاستراتيجيات والسياسات بما يتماشى مع السرعة الكبير التي تتطور فيها تقنيات المعلومات في عالمنا هذا.

إن أي نظامٍ للمعلومات يجب أن يقوم بثلاثِ مهمات أساسية، فبداية يتوجب على نظام المعلومات جميع البيانات والمعلومات من داخل وخارج المؤسسة على حدٍّ سواء، ثم يتوجب عليه في المرحلة الثانية دراسة البيانات والمعلومات التي حصل عليها بشكل دقيق والعمل عليها لكي يقوم بإنتاج خطط واستراتيجيات مفيدة وناجحة، أما المهمة الأخيرة فتتمثل بوضع هذه الخطط والاستراتيجيات بين أيدي الموظفين والعمّال لتحويلها خطوات واقعية ونتائج ملموسة.

إنه وبإلقاء نظرة سريعة على مختلف الشركات والمنظمات الناجحة حول العالم فسنجد أن جميع تلك الشركات تعتمد في جميع أنشطتها على نظام المعلومات، حيث أن اعتماد تلك الشركات على هذه الأنظمة لِعبَ دوراً بالغ الأهمية في نجاحها وشهرتها.

إن حاجتنا اليوم إلى أنظمة المعلومات باتت واضحة وجليّة أكثر من أي وقت مضى، إذ لا يقتصر استخدام هذه الأنظمة على الشركات الكبيرة والمشهورة فحسب، بل تُستخدم أيضاً من قبل أغلب الشركات والمنظمات على اختلاف أحجامها والتي تسعى للوصول إلى النجاح والتميّز.

تؤثر أنظمة المعلومات في أيامنا هذه بسرعة كبيرة على نمط حياتنا وطريقة إدارتنا لمختلف الأعمال، حيث استطاعت العديد المنظمات والمؤسسات القيام بتغييرات كبيرة في أنشطتها نحو الأفضل وذلك بفضل استخدامها لأنظمة المعلومات.

وأثرت هذه التغييرات بشكل إيجابي على خفض تكاليف الإنتاج وتقليل زمانه الأمر الذي أدى إلى زيادة الإنتاجية بشكل كبير، حيث أن أدوات تكنولوجيا المعلومات المختلفة كقواعد البيانات والبريد الإلكتروني ومختلف أدوات الاتصال ساعدت، وتساعد المديرين في الحصول على رؤية كاملة حول سير الأعمال الموكلة إليهم.

إن مستوى نموِّ أنظمة المعلومات كان كبيراً للحد الذي مكّن أكثر الأنظمة الإنتاجية قِدمةً من استخدامها لتحقيق نجاحات مبهرة، وهذا يعيدنا للهدف الرئيسي من وجود إدارةٍ للمنظمات والذي يتمثّل في استخدام هذه الإدارة بالشكل الأمثل لتحقيق الأهداف العامة لمؤسسة أو شركةٍ ما.

إن نجاح أيِّ منظمة أو شركة في استخدام نظام المعلومات يؤدي بشكل بديهي إلى زيادة الفرص التي تُحقق أهداف القائمين على أيِّ مؤسسةٍ أو شركةٍ ما.

إن تحسين وتوظيف المعلومات المتوفرة يجب أن تعتمد في جوهرها على نوع النظام المُتبع في إدارة أي شركة، فمن وجهة نظر تفكيرٍ نظمي فإن أنظمة المعلومات تشكل حجر الأساس في أيِّ منظمة فهي تعد بمثابة القلب النابض والقوة الدافعة لأيِّ منظمة أو شركة.

يوجد العديد من التعاريف لنظام المعلومات إلّا أن جميعها اتفقت على أن مهمة هذه الأنظمة تشمل دراسة نُظم المعلومات في مؤسسة أو شركة ما، وتتكون هذه الأنظمة من شبكة من مختلف قنوات الاتصال الموجودة في أيِّ منظمة أو شركة، وتكون مهمتها جميع البيانات والمعلومات ومعالجتها عبر مكونات هذا النظام التي تشكل كلّاً من الأجهزة والبرامج والأشخاص وأنظمة الاتصالات والبيانات، حيث يتم خلال هذه المراحل إنجاز العمليات التالية:

  • جمع المعلومات
  • معالجة المعلومات التي تمَّ جمعها
  • حفظ المعلومات والبيانات وإنتاج مُخرجات مختلفة منها كتقارير الإدارة على سبيل المثال لا الحصر.

إن نُظُمَ المعلومات التي نتكلم عنها هي غيرُ تلكَ التي نتطرق إلى دراستها في مجال هندسة الحاسوب والتي تتناول الأبحاث الهندسية فقط.

إن أنظمة المعلومات التي نتحدث عنها هي تلك الخاصة بمجال التجارة والأعمال والتي تتناول العمليات والاستراتيجيات الخاصة باتخاذ القرارات والخوض في غمار المنافسات.

يتكون نظام إدارة المعلومات المتكامل من المستخدمين والآلات على حدٍّ سواء، واللذين يقع على عاتقهم مهامٌ مختلفة كتوفير المعلومات ودعم العمليات فضلاً عن الإدارة واتخاذ القرارات في المؤسسة أو الشركة.

يتضمن هذا النظام كلاً من البرامج وأجهزة الكمبيوتر بالإضافة إلى التعليمات والضوابط ونماذج التحليل والتخطيط والتحكم واتخاذ القرار وقواعد البيانات، التي تقوم بمعالجة المعلومات في عملية تعرف (بمعالجة البيانات القائمة على القرار) ومن ثم تقديمها إلى المدراء المعنيين باتخاذ القرار المناسب.

يوفر هذا النوع من الأنظمة المعلومات اللازمة التي تشكل الأرضية لدعم القرارات؛

ويمكن تقسيم أهداف أنظمة إدارة المعلومات إلى عدة أقسام رئيسية نذكر منها:

  • ويمكن تقسيم أهداف أنظمة إدارة المعلومات إلى عدة أقسام رئيسية نذكر منها:
  • تسهيل عمليات انتقال البيانات وتوفير المعلومات اللازمة لتقييم مؤشرات الأداء التنظيمي.
  • تجزئة وتحليل مؤشرات الأداء التنظيمي لتقديم التقارير حول أداء الأنظمة المختلفة داخل الشركة.
  • توفير إمكانية التحكم في أداء مختلف الوحدات التنظيمية واتخاذ الإجراءات لتصحيح الأخطاء إن وجدت.
  • توفير المعلومات اللازمة لاتخاذ القرارات المناسبة في جميع وحدات المؤسسة أو الشركة.
  • توفير المعلومات الدقيقة وفي الوقت المناسب ووضعها بتصرف القائمين على المؤسسة أو الشركة.
  • توفير آلية مناسبة للرد على تساؤلات الإداريين عند رغبتهم في الحصول على المعلومات اللازمة.

وفي سبيل تحقيق هذه الأهداف يمكن إضافة العديد من الخصائص إلى أنظمة إدارة المعلومات، فصحيحٌ أن هناك القليل من أنظمة إدارة المعلومات في بعض الشركات التي تحتوي على كلِّ الخصائص المطلوبة، إلا أن ذلك لا يعني أنه لا يمكن إنشاء وتصميم أنظمة جيدة حتى لو لم تحتوي على كلِّ تلك الميزات.

إن نظام إدارة المعلومات الجيد يحتوي على طيفٍ واسعٍ من العوامل المختلفة كنوع الاستخدام وطبيعة المعدات والتجهيزات والإمكانات الفنية والبشرية بالإضافة إلى دعم الإدارة العليا للمؤسسة لفكرة وجود هذا النوع من الأنظمة فضلاً عن الخبرة العملية المسبقة في التعامل مع هذه الأنظمة.

وعلى أية حال يمكن اعتبار الإمكانات والميزات تالية الذكر بمثابة الخصائص التي يتوجب على أنظمة إدارة المعلومات امتلاكها والتي لاقت قبول أكثر مستخدمي هذا النوع من الأنظمة:

الميزة الأولى تتمثل في تقديم المعلومات الدقية لأصحاب القرار في الوقت المناسب، إذ أن الدقة في توقيت تقديم المعلومة هو أمر يجب أن يحدده المستخدم، فإذا لم يتمَّ توفير المعلومات الدقيقة عند الحاجة إليها فقد تفقد هذه المعلومة قيمتها أو قد تحقق فائدة أقلَّ من المرجوة منها، وعلى الرغم من أن هذا الأمر يبدوا واضحاً إلى حدٍّ كبير إلّا أنه غالباً ما يتم تجاهله، لذلك فإن تقديم المعلومات الدقيقة وفي الوقت المناسب يجب أن يكون الهدف الرئيسي لأي نظام معلومات في أي شركة أو مؤسسة.

والأهم من كلِّ ما سبق من الخصائص هو فهم وإدراك بأن نظام إدارة المعلومات ليس مجرد أداة لجمع المعلومات فحسب، بل أن هذه الأنظمة خُلقت لكي تحوِّلَ المفاهيم النظرية إلى خطط عملية يتم وضعها بين أيدي القائمين على الشركة لاتخاذ القرار الأكثر صواباً وهذا هو بالتحديد الهدف الرئيسي لأنظمة إدارة المعلومات.

خصائص ومزايا أنظمة إدارة المعلومات (MIS):

تتمثل خصائص وميزات أنظمة الإدارة في تعزيز سُبل الاتصال والتحكم بدقة أكبر والجمع الدقيق للبيانات والمعلومات فضلاً عن معالجة البيانات التي تم جمعها ووضعها بتصرف الإداريين بسرعة كبيرة بالإضافة إلى استخدام نظم المعلومات الإدارية في التخطيط والتنظيم والقيادة والتشجيع وإعداد التقارير، إذ أن أنظمة إدارة المعلومات توفر الأمور آنفة الذكر بأعلى درجات الدقة والكفاءة وبأقل الأزمنة.

ويتوجب لإدارة هذه الأعمال تسمية شخص تتمثل مهمته في إدارة نظام المعلومات وذلك لتوظيف هذا النظام لتقديم كافة الخدمات المرجوّة منه.

إن بعض التجارب أوضحت بأن أبرز المعارضين لاستخدام أنظمة إدارة المعلومات هم مدراء الشركات أنفسهم، إذ أن هذا النوع من المدراء هم مجموعة من الأشخاص الذي لا يتقنون التعامل مع أجهزة الكمبيوتر، ولكن خبرتهم مكنتهم من إتقان عملهم والتعرف على المشكلات ووضع الحلول المناسبة لها بطريقة تقليدية، لكنَّ أي من هؤلاء الأشخاص لم يفكر بشكل جديّ في دور البيانات والمعلومات في إيجاد الحلول الأكثر ملاءمة من الحلول التقليدية لكثير من المشاكل.

ولذلك فقد كان من الصعوبة بمكان على هذا النوع من المدراء التقليديين التعبير بالضبط عمّا يريدونه من أنظمة إدارة المعلومات في أيامنا هذه.

وإن هذا الأمر كان يسبب الكثير من المعاناة لخبراء تكنولوجيا المعلومات لأنهم لا يمتلكون المعرفة الكافية بأمور الإدارة ولذلك لم يتمكنوا من طرح الأسئلة المناسبة، لكن مرور الزمان كان كفيلاً بتعليم المُدراء التقليديين أموراً تتعلق بالحاسوب وأساليبه في عملية حل المشاكل، كما كان كفيلاً أيضاً بتعليم متخصصي الحواسب بعض الأمور التي تتعلق بأساسيات إدارة الشركات والمؤسسات، وبالوصول إلى هذا التفاهم بين متخصصي المعلومات ومديري الشركات تمَّ أخيراً تعديل وتطوير أنظمة إدارة المعلومات بما يلبي احتياجات المديرين بشكل أمثل.

في نهاية المطاف شَغل الحاسوب مكاناً دائماً داخل الشركات والمؤسسات بكونه أداةً رئيسية لنظام إدارة المعلومات الذي يوفر المصدر الرئيسي للمعلومات داخل المؤسسة ويعمل على تحديد المشاكل وفهمها وإيجاد الحلول المناسبة لها، بالإضافة إلى دوره الكبيرة في تحذير المُدراء من الأخطار والمشاكل المُحتملة.

خلاصة:

إن الوصول إلى النجاح الكامل في إنشاء واستخدام نظام إدارة المعلومات المتكامل بشكل مؤّثرٍ وفعّال في المنظمات والمؤسسات الحكومية يتطلّب التركيز على التخطيط وتحديد استراتيجيّات تقنية وعملية فضلاً عن تجنب إعطاء مسألة تصميم البرمجيات أهمية أكثر من اللازم بل التركيز على مسألة تكيّف البرامج مع ظروف العمل المحيطة ومعايير المحاسبة الوطنية في إنشاء نظام إدارة المعلومات.
إنه وعلى الرغم من الأهمية البالغة لتطبيق جميع الأنشطة المتعلقة بنظام إدارة المعلومات، إلا أنه لم يتم إيلاء هذه الأمر الأهمية المطلوبة في بعض الدول كما لم يتم فهمها بشكل صحيح أو تقديرها بالشكل المطلوب، ولذلك فإن الشركات التي عملت على الاستفادة الصحيحة من هذا الأمر كان التوفيق والنجاح من نصيبها وذلك لأن بنية وتصميم نظام إدارة المعلومات المتكامل يختلف اختلافاً جذرياً عن النظام التقليدي في إدارة المعلومات الموجود عادة في أنظمة التشغيل التقليدية أو البرامج الجاهزة التي تأتي مع الحاسوب، وبالتالي فإن الانتقال من حالة التفكير التقليدي إلى الحالة الجديدة والعمل على إنشاء عمليات فعالة تعتمد على نظام إدارة المعلومات المتكامل ليس بالأمر السهل على الإطلاق.
بدأت شركة (فولاذ کاوه) استخدام نظام إدارة المعلومات المتكامل (IS-SUITE) في العام (2011) ميلادي بالتعاون مع شركة (ايريسا)، وفي النصف الأول من عام (2012) دخل هذا النظام مرحلة الاستخدام بشكل فعليّ، وخلال السنوات الماضية تم استخدام مختلف الأنظمة في مجالات مختلفة في الشركة كتوليد وإنتاج الحديد والمخابر وخطط الإنتاج، كما تم استخدام هذا النظام في مختلف مديريات الدعم والإمداد كمديرية الإنتاج ومديرية البيع والشراء، وفي أوائل العام (2018) انتقل نظام المعلومات من بيئة (Oracle 10g) إلى بيئة (Oracle 11g) الأكثر تطوراً، وبدأ استخدام هذا النظام بشكل فعليّ في عمليات التحكم بجودة السبائك الحديدية وفي قسمي المبيعات والتخطيط والتحكم والشحن.
وفي آذار/مارس من العام (2019) تم استخدام هذا النظام في مجال الإدارة المالية والبشرية، وفي خريف العام (2019) تم استخدام نظام إدارة المعلومات في وحدة التداول.
وتهدف شركة (کاوه) للفولاذ حالياً إلى إضافة نظام إدارة المعلومات إلى مختلف وحدات في الشركة كوحدة الاتصال مع المورّدين وقسم التواصل مع العملاء ووحدة الهندسة العكسية، وقسمي الترفيه والصيانة، وإن هذا الأمر هو قيد الدراسة والمتابعة حالياً لإدخال نظام إدارة المعلومات إلى الأقسام المذكورة.
إن إدخال نظام إدارة المعلومات في مختلف مجالات العمل يدفع إلى التحسين والتطوير، إذ يتمثّل الغرض الرئيسي منه في تلبية الاحتياجات طويلة الأمد والمساعدة في تطبيق استراتيجيات الشركة وتحويلها إلى نتائج ملموسة في مختلف المجالات.
إن الاعتماد على التفكير المنهجي والمبني على نظام إدارة معلومات متطور يمكنه أن يعمل على تحسين الترابط بين مختلف الوحدات في الشركة فضلاً عن تحسين التواصل والتنسيق بين مختلف وحدات الإنتاج والارتقاء بجودة جميع الخدمات، بالإضافة إلى الحصول على تقارير مالية دقيقة وفي الوقت المناسب الأمر الذي يزيد من مبيعات الشركة ويعطيها قيمة مضافة على المدى الطويل.
إن الاستفادة من نظام إدارة المعلومات المتكامل يعمل على تحسين قدرة وجودة الشركة أو المؤسسة في التحكم في جميع العمليات عبر إنشاء معايير ومقاييس موحّدة ومتكاملة، كما أن استخدام قواعد البيانات المركزية المتكاملة يساعد على توفير الوقت والمال والارتقاء بالكفاءة والجودة والفعالية في مختلف الأنشطة التنظيمية.